Google ToDo リストの使い方　他ツールの比較や作成のコツも解説

1. Google ToDo リストとは
2. Google ToDo リストの使い方
   1. パソコンの場合
   2. スマホ・タブレットの場合
3. こんな使い方も！　Google　ToDoリストのさらなる活用方法
   1. Googleカレンダーとの連携
   2. Gmailとの連携
4. そのほかのToDoリスト作成・管理ツールおすすめ5選
   1. 「Stock」
   2. 「Microsoft To Do」
   3. 「LINE WORKS」
   4. 「Trello」
   5. 「Any.Do」
5. ToDoリストを作成するときのポイント
   1. 具体的に、細かく書く
   2. すぐに見つかる場所に置いておく
   3. リストは定期的に見直す
6. 「ToDoリスト」が従業員を、会社を変えることもある

Google ToDo リストとは

　昔からビジネスパーソンは、「やるべきこと（ToDo）」に重要度の印や優先順位をつけてメモ用紙などにリストアップ（「ToDoリスト」）し、それを机の上に置いて何度も確認しながら、仕事を効率よく進めてきました。

　現在、「ToDoリスト」はITツールを用いて作成・管理するのが主流となっています。

　そのITツールの中で、最もよく知られていて、ユーザー数も最多、事実上のデファクト・スタンダード（標準）となっているのが、Google ToDo リストです。

　Google ToDo リストは、ただタスク（やるべきだと課されている小さな作業単位）をリストアップできるだけではありません。

　Googleカレンダーと連携すれば、このタスクは何時何分に行うと表示して、その直前に画面や音声で知らせてくれたりします。

　パソコン、タブレット、スマホとさまざまなデバイスで見れるのも特徴としてあげられるでしょう。

　一方、利用するにはGoogleアカウントの作成が必要です。また、タスクの共有機能がない点も注意しなければいけません。

　以下に、Google ToDo リストのメリット・デメリットをまとめました。

　以上のような特徴から、Google ToDo リストは次のような会社に向いています。

Google ToDo リストの使い方

　では、次にGoogle ToDo リストの使い方を、パソコンとスマートフォンにわけてご説明します。

パソコンの場合

　パソコンでGoogleツールを利用していて、新しくGoogle ToDo リストを使い始める場合は、次のようにします。

ツールを起動

　GoogleカレンダーなどGoogleツールの画面の右上にあるサイドバーに、「ToDoリスト」のアイコンがあるのでクリックします。

手順②　新しいリストを作成

　「ToDoリスト」のウィンドウが右から出てきたら、ウィンドウ上部にあるマイタスクから、「新しいリストを作成」をクリックします。

手順③　タスクを追加

　「タスクを追加」をクリックして、新しいタスクのタイトル・詳細・日時などを記入して追加します。

　【入力例】　・タイトル：××株式会社の○○様に電話連絡　・詳細：進捗状況を報告、訪問日時を再確認など　・日時：1月15日午後3時　・繰り返しの有無：有か無か。有の場合は、毎週〇曜日や毎月〇日など

　また、イレギュラーなことが起きてタスクの処理ができない可能性がある場合は、代替案を必要事項を追加するのもおすすめです。たとえば、「○○様が不在の場合は△△様に連絡する」といった形です。

　ちなみに、地図や見取り図や参考資料のような追加事項は「サブタスク」を立ててそこに入力すると、見落としを防ぎやすくなります。よければお試しください。

手順④　タスクを消化

　タスクに日時を設定すると、指定された時刻に通知が来るようになり、やり忘れを防ぐことができます。

　タスクが終わったら、タスクのタイトル横にある「◯」をクリックして完了としましょう。

スマホ・タブレットの場合

　Google ToDo リスト はスマホ（iPhone / Android）でも、タブレットでも利用できます。ツールはGoogle PlayやApp Storeから無料でダウンロードすることが可能です。

　ここでは、Androidでの使い方をご説明します。

#h4 手順①　画面左下のハンバーガーボタンをタップ

　Google ToDo リストのアプリを立ち上げたら、画面左下にあるハンバーガーボタン（「≡」に似たようなボタン）をタップします。

手順②　新しいリストを作成

　画面下に「新しいリストを作成」が出てくるのでタップします。

手順③　タスクを追加

　タスクを追加するときは、画面下にある「+」のボタンをタップして、タイトルや詳細、日時などを入力します。

#h4 手順④　ウィジェット」を作成

　「ウィジェット」は、ホーム画面上に、アプリの中身を簡単に表示する機能です。Google ToDo リストの場合、タスクリストが表示されるので、よりタスクの抜け漏れを防ぎやすくなります。

　【ウィジェットの作成方法】　・Androidの場合①ホーム画面の空いている場所を長押し②「ウィジェットを貼り付け」が出てきたら、それをタップ③「ToDo リスト」を選択

　・iPhoneの場合①適当なアプリを長押し②「ホーム画面を編集」が出てきたら、それをタップ③画面左上の「+」ボタンをタップ④「ToDo リスト」を選択

手順⑤　タスクを消化

　タスクが完了したら、タスク画面の右下にある「完了とする」をタップします。パソコンのときと同様、タスク一覧で出てくる「◯」を押してもOKです。

こんな使い方も！　Google　ToDoリストのさらなる活用方法

　Google ToDo リストは、さまざまなGoogleツールと連携させることで業務上、便利さが増します。

Googleカレンダーとの連携

　Google ToDo リストを使うなら、Googleカレンダーと連携させておいて損はないでしょう。

　連携方法は、左下のマイカレンダーにある「ToDo リスト」にチェックを入れるだけです。これで、タスクに日時を指定すると通知が来るようになります。

　また、たとえば、人と会う約束の場合などのときは訪問に出発すべき時間にも設定すると、遅刻の心配がなくなるでしょう。

Gmailとの連携

　Gmailとの連携も便利です。

　Gmailを開いたら、メールを右側のToDoリストのアイコンを開きます。

　あとは、そのウィンドウにメールをドラッグ＆ドロップすると、メールの内容がToDoリストのタスクとして追加され、メールへのリンクが貼り付けられます。

　たとえば訪問のアポイントを取った時、相手からの返信のメールToDoリストのタスクに追加すれば、いちいちGmailを開かなくても、ToDoリストからメールに書かれていた訪問先への地図やビルの入館手続きなどをスピーディーに確認できます。

　訪問時に用いる訪問資料もサブタスクをつくって入れておけば、なお効率的です。

そのほかのToDoリスト作成・管理ツールおすすめ5選

　Google ToDo リストは、ToDoリストを電子化できるITツールの中でも、スタンダードで使いやすいのが特徴です。

　しかし、もちろん企業によっては「ちょっと使いづらいな……」と思うかもしれません。

　そこで、次にGoogle ToDo リスト以外の、ToDoリスト作成・管理ツールを5つご紹介します。

「Stock」

　Stockは「ノート機能」を利用して、ToDoリストの情報や、それに付随する画像やファイルなど情報を誰でも簡単に扱えるツールです。

「Microsoft To Do」

　Microsoft To Do は、搭載する機能を絞り込んだシンプルな構成で、初心者でも使いやすい直感的なUIを採用しています。

「LINE WORKS」

　LINE WORKSは、SNSとして有名なLINEが提供する「LINEのビジネス版」で、ToDoリストの機能も揃っています。

　画面デザインや操作性はLINEのそれを基本にしているので、LINEをよく使う従業員にとっては使いやすいのが魅力です。テレワーク環境にも適しています。

「Trello」

　Trelloは視覚的なわかりやすさを追求しているツールです。

　Google ToDo リストと違って、タスクを個人だけでなくチームでも利用できるのがメリットとしてあげられます。

「Any.Do」

　LinkedInが提供するAny.doはスマホベースで、仕事のタスクから買物、遊びのようなプライベートな用件まで、一つのツールで管理できます。

ToDoリストを作成するときのポイント

　ToDoリストは個々の「リストづくりが命」です。

　リストをきちんと作成できたか、できなかったかで、従業員本人の使いやすさも、連絡忘れのようなミスやトラブルを防止する効果も、企業の業務効率化の成果も変わってきます。

　従業員が一日も早くリストづくりに慣れてもらい、その勘どころもわかるように、作成のポイントをご紹介します。

具体的に、細かく書く

　最初に何をするべきか（ToDo）を具体的に、細かく挙げて書くようにします。

　リストの中身が大ざっぱなもの、抽象的なもの、あいまいなものだと、ToDoリストを見てもその場で作業の中身を改めて考えなければならず、業務の効率を悪くします。

　素早く行動に移るためにも、タスクはできるだけ小さく分解するのもポイントです。

　リストが細かければ短い時間でどんどん消すことができ、それによって小さな達成感も次々と味わえるのでモチベーションのアップ効果も期待できます。

すぐに見つかる場所に置いておく

　ToDoリストは、誰でもすぐに目に入る場所、すぐに見つけることができる場所に置いて管理したいところです。

　社内の秘密保持とのかねあいもありますが、それを見るのにややこしい手続きが必要な場所や見つけにくい場所にあると、業務の効率を悪化させてしまいます。

　逆にいつでも手の届く範囲にあれば、手軽に書き込んだり手直ししたりもでき、「忘れることへの不安」も緩和されます。

リストは定期的に見直す

　日々の業務では、「やるべきこと」はどんどん変化していきます。ToDoリストは、つくったらつくりっぱなしではなく、どんどん見直して、手直しをしていくようにしましょう。

　「タスクの重要度は適切か」「期限の設定は正しいか」「優先順位はこれでいいのか」など、少なくとも週に1回ぐらいは見直しをするのがおすすめです。

「ToDoリスト」が従業員を、会社を変えることもある

　「ToDoリスト」を利用すると、従業員ごとにバラバラだった業務の管理方法が統一されます。

　「見える化（可視化）」が実現され業務が効率化するだけでなく、後世に情報資産を残すことができるようにもなるでしょう。

　しかし、それだけではありません。ToDoリストを使いこなせるようになれば、従業員ひとりひとりが、仕事に追われるのではなく、自ら付加価値の高い仕事を生み出すようにもなります。

　実際、市場価値が高いビジネスパーソンはToDoリストの使い方に長けています。

　それは、ToDoリストが、ひいてはマネジメントの改善を通じて、会社全体を生まれ変わらせる可能性も秘めている、ということでもあるでしょう。